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WebMail

Anche se riteniamo che l'utilizzo della WebMail per leggere e mantenere i propri messaggi di posta sia abbastanza semplice e alla portata di tutti, ma, dato che la PEC ha delle regole importanti da tenere sempre a mente, è giusto che perdiate alcuni minuti nel leggere/stampare la guida per capire alcune funzionalità del programma.

L'indirizzo per collegarsi da qualsiasi computer alla propria webmail è:


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clicca nell'immagine sopra per accedere direttamente


GUIDA ALL'USO DELLA WEBMAIL
Per scaricare e stampare le istruzioni delle webmail CLICCA QUI


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Utilizzo della casella PEC attraverso la Webmail

La casella di Posta Elettronica Certificata può essere utilizzata attraverso la Webmail collegandosi da qualsiasi browser al seguente link: https://legalpec.webmailpec.it

Una volta effettuato l’autenticazione, si entra nella schermata principale della Webmail, preimpostata nel menu E-MAIL e nella cartella “Posta in arrivo” (come nell'immagine seguente).
In caso hai dimenticato la password potrai sempre re-impostarla tramite la funzione di Reset Password cliccando sul link "Hai dimenticato la password" presente in basso nella pagina di login.

(visione della schermata principale della Webmail)

In alto a sinistra, dopo il nostro logo, il menu principale (E-MAIL, CONTATTI, IMPOSTAZIONI).
- Nella barra subito sotto, a sinistra è presente il pulsante per creare un nuovo messaggio, poi a destra il motore di ricerca con le varie specifiche di ricerca e, a destra ancora, le seguenti icone:

AGGIORNA: aggiorna l'elenco dei messaggi;
OPZIONI: si stabilisce l'ordine di visualizzazione dei messaggi (per data, per oggetto, ecc..);
SELEZIONA: funzione che permette di impostare le varie modalità dei messaggi;
LAYOUT: permette di cambiare la schermata di visualizzazione della Webmail. Consigliata l'impostazione “schermo grande a 3 colonne”.
Gli altri Layout possibili sono Desktop (elenco ampio e anteprima) e Elenco (no anteprima).

Sotto, nella fascia laterale sinistra, sono visibili le cartelle preimpostate (Posta in arrivo, Bozze, Inviata, Cestino) dove sarà anche possibile aggiungere le proprie cartelle personalizzate. Ancora più in basso, sempre a sinistra, è presente l'indicazione della percentuale di spazio occupato dalla casella rispetto alla capienza massima. A tal proposito facciamo presente che, al raggiungimento di percentuali di occupazione del 70% e del 90% rispetto alla dimensione della casella, saranno inviati dei messaggi di avvertimento affinché si possa intervenire nel decidere se acquistare ulteriore spazio oppure optare per la cancellazione dei messaggi più datati. Tutto questo perchè se la casella raggiunge il massimo della capienza a disposizione non riceverà più nuovi messaggi e questa situazione non dovrebbe mai accadere.
Nella pagina centrale, se il Layout è impostato con “schermo grande a 3 colonne”, si vedranno i vari messaggi, che cliccandoci sopra, si apriranno per la visualizzazione nella pagina di destra.
Gli altri Layout possibili sono Desktop (elenco ampio e anteprima) e Elenco (no anteprima).
Nella barra in basso, a destra dopo l'indicazione dello spazio occupato, c'è la numerazione delle pagine che conterranno i vari messaggi. Tale numerazione aumenterà ogni volta che sarà raggiunto il numero dei messaggi impostati (di default ogni 15 messaggi pervenuti si crea una nuova pagina).



Di seguito tutte le azioni importanti che si possono effettuare all'interno della Webmail.


1. LEGGERE MESSAGGI
Appena entrati nella Webmail, il programma si apre su E-MAIL che è la schermata principale da dove si possono eseguire molte funzioni, tra le quali la lettura di un nuovo messaggio, che, se sono presenti, si vedrà il numero dei nuovi messaggi posto di fianco alla scritta “Posta in arrivo”.
Nella parte centrale viene visualizzato l’elenco dei messaggi e delle ricevute presenti all’interno della casella. I nuovi messaggi non letti saranno in grassetto. Cliccando su uno di questi messaggi, sulla parte a destra, sempre se il Layuot è impostato con “schermo grande a 3 colonne”, sarà visualizzato un’anteprima del messaggio con i relativi allegati che, cliccandoci, verranno aperti su un popup da dove sarà possibile, oltre che leggerlo anche stamparlo e, se necessario, scaricarlo.

Nella posizione di lettura di un messaggio, fanno la loro comparsa nella barra superiore le varie funzionalità della posta, indicate in questa immagine:

Rispondi: rispondi al mittente con un messaggio PEC
Rispondi a tutti: rispondi inserendo tutti gli indirizzi presenti nel messaggio ricevuto
Inoltra: inoltra il messaggio PEC ricevuto  
Elimina: elimina il messaggio PEC selezionato
Contrassegna: aggiunge un contrassegno al messaggio
Azioni: consente di effettuare ulteriori azioni sul messaggio PEC selezionato
•  Stampa il messaggio  
•  >Scarica: download del messaggio in formato eml
•  Modifica come nuovo: crea un nuovo messaggio duplicando quello selezionato
•  Visualizza il codice sorgente del messaggio
•  >Sposta il messaggio in una cartella
•  >Copia il messaggio in una cartella
•  Apri il messaggio in una nuova finestra

2. INVIARE MESSAGGI
Per creare una e-mail, si deve cliccare nel pulsante “Nuovo messaggio”.
A questo punto si può:
inserire uno o più destinatari (fino al numero massimo previsto)
allegare uno o più file (in caso di invio a più destinatari simultanei, la dimensione della email
  si ottiene moltiplicando il numero dei destinatari per la dimensione totale degli allegati)
scegliere il tipo di Ricevuta di Consegna tra “completa”, “breve” o “sintetica”.
Riguardo al tipo di ricevuta selezionata, ricordiamo che:
• all’interno della ricevuta completa sono contenuti sia i dati di certificazione e sia il messaggio originale spedito completo di tutti gli eventuali allegati.
all’interno della ricevuta breve sono contenuti i dati di certificazione ed un estratto del messaggio originale (il testo del messaggio ed una codifica hash degli allegati).
all’interno della ricevuta sintetica sono contenuti solamente i dati di certificazione.
La ricevuta preimpostata di default è quella completa.
NOTA IMPORTANTE: tenere sempre a mente che qualora non venga utilizzata la funzionalità della ricevuta di consegna "COMPLETA": il mittente ha sicuramente la certezza dell'avvenuta consegna del messaggio ma non ha indietro la prova esatta, firmata digitalmente dal gestore di posta certificata, del messaggio spedito perché, non utilizzando la ricevuta di consegna "COMPLETA" solamente il destinatario del messaggio riceve il messaggio firmato digitalmente che ne certifica il contenuto. Per superare questo limite, è sufficiente utilizzare sempre ed esclusivamente la funzionalità di richiesta della ricevuta di consegna "COMPLETA".

Una volta effettuato l’invio, viene visualizzata in automatico la schermata “Posta in arrivo” dove saranno visibili le ricevute relative all’invio stesso:
nel caso di invio PEC to PEC con esito positivo, le ricevute di ACCETTAZIONE e CONSEGNA(*)
nel caso di invio PEC to PEO (Posta Elettronica Ordinaria), la sola ricevuta di ACCETTAZIONE
Rammentiamo che se il destinatario è in possesso solo di Posta Elettronica Ordinaria, la mail, anche se inviata con il proprio indirizzo PEC, non ha nessun valore probatorio.

I messaggi in ingresso arrivano con:
• Oggetto uguale al prefisso “POSTA CERTIFICATA: “seguito dall’oggetto del messaggio originale”.

• Mittente uguale al prefisso “Da:” seguito dall’indirizzo PEC che ha spedito il messaggio.

(*) E' importante rammentare sempre che nel momento in cui il mittente invia un messaggio riceve, da parte del proprio gestore di PEC, una ricevuta di accettazione con relativa attestazione temporale (data e ora) dell’invio. Tale ricevuta di ACCETTAZIONE costituisce prova legale solamente dell'avvenuta spedizione del messaggio.

Allo stesso modo, quando il messaggio arriva nella casella PEC del destinatario, il suo gestore di PEC invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata, nel caso di errata compitazione della denominazione della casella del destinatario) consegna, con l'indicazione della relativa data ed ora e questo a prescindere dalla visualizzazione del messaggio da parte del destinatario. Tale ricevuta di CONSEGNA fornisce la certezza tecnica e legale dell’avvenuto recapito al destinatario della email PEC (viceversa, la mancata consegna fornisce la certezza tecnica e legale del mancato recapito).
Inoltre, la ricevuta di consegna attesta, con firma del provider utilizzato dal destinatario, la data e l'ora in cui il messaggio è stato consegnato nella sua casella PEC.

Nel caso il destinatario non sia in copia conoscenza "CC",  la stessa ricevuta contiene anche l’intero contenuto (testo ed eventuali allegati) del messaggio recapitato.
La ricevuta di CONSEGNA conferma unicamente la ricezione del messaggio nella casella PEC del destinatario ma non dimostra che il messaggio sia stato effettivamente letto dal destinatario stesso, ma, per legge, l'importante è avere la certezza che la consegna del messaggio sia stata eseguita, poi se il destinatario la legge o non la legge, non ha importanza.


3. CONTATTI
Attraverso l’apposita voce del menù in alto è possibile creare una propria rubrica personale.
Una volta cliccato sulla voce "CONTATTI" nel menu in alto viene visualizzata una pagina contenente l’elenco dei contatti.
Cliccando sul tasto “crea” è possibile inserire un nuovo contatto.
Cliccando su un contatto presente ne viene visualizzato il dettaglio, che è possibile modificare cliccando sul tasto “Modifica” in basso.
Una volta inserite o modificate le informazioni è necessario cliccare sul tasto “Salva” per confermare l’operazione.


3.1 GRUPPI
Qui è possibile creare una lista di distribuzione da utilizzare per inviare lo stesso messaggio a più contatti selezionando il nominativo della singola lista o gruppo.
Per farlo, dopo aver cliccato sui 3 puntini del pannello di sinistra “Gruppi”, cliccare su “Aggiungi gruppo” e sarà visualizzato un popup sul quale dovrà essere inserito il nome della lista (o gruppo). Per confermare cliccare su “Salva”.
A questo punto è possibile inserire i contatti nel gruppo appena creato. Per farlo è necessario andare sul singolo contatto, cliccare sulla sezione “Gruppi” e poi mettere un segno di spunta sul gruppo di interesse.
Una volta creato un gruppo, andando ad inserire il suo nome all’interno del campo destinatari di un nuovo messaggio (in “to” o in “cc”), il sistema lo sostituirà con l’elenco degli indirizzi dei singoli indirizzi del gruppo stesso.
 

4. IMPOSTAZIONI (configurazione della casella PEC)
Cliccando su “IMPOSTAZIONI” è possibile effettuare una serie di operazioni al fine di personalizzare la propria casella PEC.

Le principali operazioni effettuabili sono le seguenti:
4.1  PREFERENZE: gestione delle preferenze
4.2  CARTELLE: gestione delle cartelle
4.3  IDENTITA': gestione identità
4.4  FILTRI: crea/modifica filtri dei messaggi
4.5  SICUREZZA E DATI DI CONTATTO: gestione della sicurezza e dei dati di contatto

Nel dettaglio:
4.1  IMPOSTAZIONI ->PREFERENZE
La sezione “Preferenze” consente di personalizzare le impostazioni generali dei messaggi e impostare alcune opzioni automatiche.
Di seguito le specifiche presenti:
4.1.1  Interfaccia utente (lingua, fuso orario, formato orario, formato data, ecc…);
4.1.2  Impaginazione messaggi (tempistiche per marcare i messaggi come letti e il numero di righe per pagina);
4.1.3  Visualizzazione messaggi (adattare la visualizzazione del messaggio);
4.1.4  Composizione messaggi (scrivere messaggi in HTML, carattere usato, firma, ecc.);
4.1.5  Contatti;
4.1.6  PEC – Abilita messaggi di notifica;
4.1.7  PEC – Fatture elettroniche;
4.1.8  PEC - Report E-mail giornaliero;
4.1.9 PEC – Copia messaggi da account.

Tralasciando le prime cinque specifiche le quali risultano molto intuitive, vediamo nello specifico la funzionalità delle altre:
• 4.1.6 PEC – Abilita messaggi di notifica
La funzione permette di abilitare l’invio della notifica di ricezione messaggi PEC su una casella email (non PEC): per ogni messaggio PEC ricevuto viene inviato un messaggio di notifica su tale casella.
• 4.1.7  PEC – Fatture elettroniche
Il servizio eFattura facilita la consultazione delle Fatture Elettroniche ricevute dall’Agenzia delle Entrate sulla casella PEC. Oltre a contrassegnarle con un’apposita immagine consente di visualizzarne un’anteprima semplificata ed eventualmente a raccoglierle all’interno di una nuova cartella. Dalle impostazioni è possibile configurare il servizio che raccoglie tutti i messaggi contenenti fatture elettroniche all’interno di una cartella denominata “—eFattura --“.  La cartella viene creata automaticamente dal sistema nel momento che viene abilitato il servizio.
• 4.1.8 PEC - Report E-mail giornaliero
Tramite questa funzione è possibile impostare un indirizzo di posta ordinario sul quale ricevere un report giornaliero e l’orario di ricezione. Il report viene generato qualora nelle ultime 24h la casella abbia ricevuto dei messaggi (qualsiasi tipologia di messaggio).
• 4.1.9 PEC – Copia messaggi da account
Questo servizio consente di copiare i messaggi contenuti in un’altra casella PEC all’interno dell’account legalpec.net. Il servizio è utile nel caso in cui si vuole dismettere un nome di un account attivando un nuovo account legalpec.net evitando cosi di perdere i messaggi contenuti nell’account che successivamente verrà dismesso.

Per avviare la copia occorre inserire l’indirizzo e la password dell’account dalla quale si vuole copiare i messaggi e successivamente selezionare la cartella di destinazione
- Copia il contenuto nella cartella denominata come indirizzo PEC -> i messaggi copiati saranno riposti in una cartella dedicata, creata automaticamente dal sistema, il cui nome corrisponderà all’indirizzo della PEC dalla quale provengono i messaggi.
- Copia il contenuto nella inbox -> i messaggi copiati saranno riposti nella cartella “posta in arrivo” della PEC di destinazione.
Possono essere eseguite più copie da caselle differenti.

4.2  IMPOSTAZIONI ->CARTELLE
Per creare una nuova cartella, si deve cliccare sulla scheda “Cartelle” e, di seguito, sul tasto ”Crea”.  A seguire si deve nominare la cartella (riempendo il campo “Nome cartella”), scegliere l’eventuale Cartella padre (di cui la nuova cartella sarà sottocartella) e la modalità di visualizzazione. Al fine di rendere effettiva la modifica, si deve cliccare una sola volta sul tasto “Salva”.

4.3  IMPOSTAZIONI ->IDENTITA'
Dalla pagina Identità è possibile aggiornare i dati caratteristici dell’account. Inoltre, è possibile comporre la “firma” che verrà utilizzata di default per la scrittura di un nuovo messaggio.

4.4 IMPOSTAZIONI ->FILTRI
Da qui è possibile creare dei filtri per effettuare azioni automatiche in seguito alla ricezione di messaggi PEC: ad esempio è possibile inoltrare i messaggi di un certo tipo ad un secondo indirizzo, spostarli all’interno di una cartella, cancellarli, ecc..
È importante evidenziare che i filtri si applicano sui nuovi messaggi in arrivo e non su quelli già presenti in casella.
Di seguito alcuni esempi di filtri che possono essere realizzati:
-  inoltra tutti i messaggi provenienti dal mittente “mario@indirizzopec.xxx” e con destinatario in CC “michele@indirizzopec.xxx” all’indirizzo “mioindirizzo@miaemail.xxx”
-  copia i messaggi il cui oggetto contiene la parola “urgente” nella cartella “MSG-Urgenti”   
-  sposta le ricevute di consegna nella cartella “Ric-Consegna”
-  sposta tutti i messaggi provenienti da “luca@casellapec.xxx” nel cestino.  
-  a partire dal giorno 31/12/2022 (data futura) al 15/01/2023 (data futura) inoltra tutti i messaggi alla casella pec “secondaemail@indirizzopec.xxx”.
Per creare un nuovo filtro cliccare sul tasto “Crea” quindi è necessario assegnare un nome al filtro ed impostare la regola che deve essere applicata ai messaggi in ingresso scegliendo, dagli appositi menù a tendina:
•  La voce: oggetto, mittente, destinatario, data, ecc.
•  La condizione: contiene/non contiene
•  Il valore
•  L’azione da eseguire
È possibile inserire più condizioni aggiungendo righe con il tasto “+”.
  
4.5  IMPOSTAZIONI ->SICUREZZA E DEI DATI DI CONTATTO
4.5.1 MODIFICA DELLA PASSWORD
Per eseguire la modifica cliccare su “Modifica Password”, quindi nella videata che si apre, si dovrà inserire la password di ingresso attuale e, due volte, la nuova password da assegnare che deve avere le caratteristiche, di lunghezza e caratteri, indicate in legenda. Al fine di rendere effettiva la modifica, si deve cliccare una sola volta sul tasto “Salva”. Una volta effettuata l’operazione i campi tornano bianchi.
4.5.2 DATI DI CONTATTO
Area dove vengono indicati i contatti e-mail e telefonici che saranno utilizzati per il reset della password.
Per confermare la modifica della mail ordinaria e del cellulare è necessario, come primo passaggio, aggiornare il dato, poi cliccare sul pulsante “verifica”. Nella finestra che si apre inserire il codice di 4 cifre, che riceverete via email o sms e successivamente cliccare sul pulsante “Invia”.
4.5.3 SCADENZA PASSWORD
In questa sezione è possibile abilitare la scadenza della password di accesso alla tua casella PEC.  Se sarà attivata tale funzione sarà anche miglioratala la sicurezza della casella PEC. In caso di attivazione, in prossimità della scadenza, sarai avvisato di aggiornarla.
Naturalmente, in caso di password scaduta, potrai sempre re-impostarla tramite la funzione di Reset Password cliccando su "Hai dimenticato la password" nella pagina di login alla Webmail.
4.5.4 CLIENT DI POSTA
  
PASSWORD APPLICATIVA
La password applicativa (come da immagine sotto) è necessaria per poter utilizzare il proprio Client di posta, infatti tali applicativi non prevedono nessuna autenticazione del titolare della casella, quindi per poter ovviare a questo problema e continuare ad utilizzare il proprio Client di Posta, è necessario creare una Passworrd dopo essersi autenticati al programma Webmail e poi inserirla nella configurazione del Client di posta in uso.


APPLICAZIONE DEI PROTOCOLLI PER I CLIENT DI POSTA
  Oltre alla password applicativa, per utilizzare la casella su un client di posta è necessario che i protocolli IMAP/SMPT ed il protocollo POP siano abilitati.
Se si disabilitano tutti i protocolli, non è più consentito l'accesso alla casella PEC tramite un client di posta ma solo tramite la Webmail.
NOTA: anche se si utilizza la sola Webmail per leggere/inviare la posta certificata, consigliamo vivamente di non disabilitare i protocolli presenti in questa pagina proprio per evitare che dopo la modifica, configurando un qualsiasi client di posta esso non funzioni. In questa immagine le impostazioni di default:





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