PEC diventa Europea
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 LA PEC DIVENTA EUROPEA. |
Adegua la tua PEC ai nuovi standard Europei
La PEC italiana, dopo 15 anni di onorato lavoro contribuendo a migliorare le abitudini di milioni di persone ad abbandonare la carta ed a risparmiare tempo e soldi, evolve normativamente verso un sistema di comunicazione utilizzabile a livello europeo diventando REM (Registered Electronic Mail) la quale utilizzerà maggiori standard di sicurezza in termini di utilizzo della casella e di attendibilità dei soggetti coinvolti nella corrispondenza (mittente e destinatario).
Infatti, secondo le regole tecniche recepite da AgID, in coerenza con il Regolamento europeo n. 910/2014 (eIDAS) e con gli standard emanati da ETSI, la PEC tradizionale si prepara a diventare uno strumento di scambio sicuro di comunicazioni elettroniche, con valore legale riconosciuto in tutti gli stati europei.
Il nuovo standard ETSI si applica a tutte le caselle PEC, infatti tutte le PEC, anche quelle già attive, onde evitare che diventino inutilizzabili, dovranno adeguarsi a rispettare lo standard che definisce la PEC Europea. Questo passaggio sarà "indolore" e non comporterà né la perdita dell'indirizzo PEC in possesso e né la perdita di tutto l’archivio dei messaggi inviati/ricevuti.
Vantaggi dell'evoluzione alla PEC Europea
Scopri quali sono i vantaggi dell’evoluzione dalla PEC tradizionale a quella Europea
- Identificazione certa
L'identità del titolare nel caso di una persona fisica, o della persona richiedente, nel caso di un'azienda o una PA, è garantita da un processo di riconoscimento. Quindi le comunicazioni avverranno tra soggetti (mittente e destinatario) con identità certa.
- Maggior sicurezza
- Validità in tutta Europa
La migrazione al sistema di comunicazione REM, sarà possibile utilizzare la PEC a livello comunitario e con il pieno valore legale tra le parti, rispettando i nuovi standard normativi e le regole tecniche di settore.
Cosa è necessario fare per adeguare la PEC agli standard europei
Per adeguare la PEC agli standard europei è necessario rispettare questi due requisiti:
- riconoscimento certo dell’identità del titolare della PEC verificando l’identità del proprietario o del Legale Rappresentante, nel caso di PEC aziendali;
- attivazione della verifica in due passaggi (2FA) che è necessaria per accedere a ciascuna casella PEC con un secondo livello di protezione. Oltre ad username e password verrà richiesta una ulteriore autorizzazione sul dispositivo associato.
Effettua l’identificazione e ottieni la Spunta Blu
Il primo dei requisiti da abilitare per adeguarsi alla PEC Europea è l'identificazione del titolare della casella: una volta effettuata l'identificazione, la casella PEC otterrà da subito una Spunta Blu visibile dai destinatari sui messaggi inviati, come garanzia della conformità europea.
Il primo dei requisiti da abilitare per adeguarsi alla PEC Europea è l'identificazione del titolare della casella: una volta effettuata l'identificazione, la casella PEC otterrà da subito una Spunta Blu visibile dai destinatari sui messaggi inviati, come garanzia della conformità europea.
Adegua la tua PEC in 3 semplici passaggi
1) Accedi alla tua casella PEC tramite la webmail https://legalpec.webmailpec.it.
Una volta effettuato l’accesso alla casella, nella barra in alto a destra, verifica che la funzionalità di identificazione sia disponibile, quindi clicca su “Identificati” per cominciare la procedura di riconoscimento. Mentre se ancora l'identificazione non fosse disponibile, come nell'immagine sotto, dovrai attendere ancora.
Nota: accedendo alla webmail sarai comunque avvisato tramite una notifica che ti informerà che da quel momento sarà possibile eseguire l'identificazione.
2) Al momento che l'identificazione sarà disponibile, dopo aver cliccato su "Identificati" dovrai procedere al riconoscimento dell'identità verificando i dati del titolare forniti al momento dell'attivazione della PEC oppure a seguito di una successiva variazione del titolare utilizzando uno tra i seguenti strumenti di identificazione riconosciuti dalla Comunità Europea:
- Identità digitale SPID (Sistema Pubblico d’Identità Digitale) con credenziali e app per l'autorizzazione dell'accesso;
- Firma digitale con PIN e dispositivo di firma collegato al computer;
- CIE (Carta d’Identità Elettronica CIE 3.0) con PIN della carta e lettore NFC contactless collegato al computer;
- Tessera Sanitaria con PIN della carta e lettore NFC contactless collegato al computer;
- CNS (Carta Nazionale dei Servizi) con PIN rilasciato in fase di attivazione e lettore compatibile collegato al computer.
Per le caselle PEC intestate a persone fisiche basterà verificare la presenza del proprio nome, cognome ed il codice fiscale, mentre per le PEC intestate a persone
giuridiche (aziende, enti e Pubbliche Amministrazioni) sarà necessario verificare gli stessi valori che però si riferiscono al Legale Rappresentante in quanto titolare della PEC
.
Se
durante il riconoscimento dei dati della persona giuridica (controllo specifico eseguito solo per aziende, enti e Pubbliche Amministrazioni) la validazione non andrà a buon fine e quindi non potrà essere confermata la titolarità della casella PEC perchè la stessa potrebbe risultare intestata ad un soggetto diverso dal Legale Rappresentante attualmente in carica, oppure perchè la PEC risulta intestata a persona deceduta, sarà necessario procedere con la richiesta di subentro di un nuovo titolare inoltrandoci la corretta documentazione reperibile CLICCANDO QUI.Se
Nel caso in cui venga eseguita la richiesta di subentro di un nuovo titolare, l'operazione di identificazione, dovrà essere necessariamente rimandata di qualche giorno, cioè dopo che la modifica sarà stata eseguita.
Ti ricordiamo che la procedura di riconoscimento del titolare della PEC è obbligatoria e non ha alcun costo aggiuntivo al di fuori del costo di attivazione e/o di mantenimento annuale della PEC stessa, ma è comunque necessaria, altrimenti la PEC diventerà inutilizzabile in quanto non valida alle nuove normative imposte dalla Comunità Europea.
3) Una volta eseguita l'identificazione avrai così completato il primo requisito richiesto guadagnando la Spunta Blu
La tua PEC adesso è pronta per l’Europa, ma non è ancora finita... infatti, successivamente, cioè quando il passaggio alla PEC Europea sarà effettivo, ti chiederemo di autenticarti in maniera sicura alla tua casella PEC eseguendo il secondo requisito richiesto il quale prevede l’attivazione dell’Autenticazione a due fattori (2FA) da parte di chi utilizza la PEC.
L’Autenticazione a due fattori sarà obbligatoria per operare definitivamente con la PEC a livello europeo. Infatti, dopo l'attivazione dell'Autenticazione a due fattori, potrai accedere alla tua PEC utilizzando Username + Password + Codice di Autenticazione OTP (One Time Password) inviato su un dispositivo che è stato precedentemente verificato (indirizzo di posta elettronica tradizionale o numero di cellulare).
Dal momento in cui ognuno avrà adeguato la propria casella PEC agli standard europei, tutti i messaggi inviati dalla propria casella PEC certificheranno i seguenti dati:
- L’identità di chi possiede un indirizzo PEC, ovunque risieda nella UE;
- L’integrità del contenuto;
- L’ora e la data di invio e di ricezione del messaggio.
Questo significa che la casella certificata, pur rimanendo conforme alle regole tecniche della PEC, avrà tutti gli elementi aggiuntivi previsti per i servizi di recapito certificato qualificato definiti dall’Organismo Europeo che stabilisce gli standard tecnici in ambito delle telecomunicazioni (ETSI).
Domande frequenti sul passaggio alla PEC Europea
- Quando avrò la possibilità di identificarmi?
- Perché devo identificarmi per passare alla PEC Europea?
- La nuova normativa europea impone l'identificazione della persona titolare o richiedente della PEC al fine di garantire il riconoscimento certo del mittente e del destinatario coinvolti nelle comunicazioni.
- Cos'è la Spunta Blu e come si ottiene?
- Quale sarà il valore legale di un messaggio PEC dopo l'entrata in vigore della PEC Europea?
- Il messaggio PEC continuerà ad avere lo stesso valore probatorio attuale, ma la validità sarà estesa all'intero territorio europeo.
- Ci sarà una data precisa entro la quale la PEC europea (REM) diventerà operativa?
Si, ci sarà una sorta di "Switch Off". In pratica entro una precisa data, che al momento che scriviamo non è stata ancora decisa in quanto occorre attendere un DPCM specifico ma comunque dovrebbe avvenire indicativamente entro il primo semestre 2014, le caselle PEC dovranno aderire alle regole della nuova REM. Arrivati al giorno del cosidetto "Switch Off", tutti coloro che in precedenza si saranno adeguati, continueranno ad utilizzare la lora casella con le nuove regole, mentre, tutti coloro che non si saranno adeguati, non potranno più né ricevere e né inviare nuovi messaggi, pertanto la casella, che non si sarà adeguata alle regole europee, da quel giorno diventerà solamente un contenitore per i messaggi ricevuti in precedenza e nulla più.
- Cosa succede alla mia casella PEC se non effettuo l'identificazione entro la scadenza?
- Come detto nella domanda/risposta sopra, il passaggio alla PEC europea sarà obbligatorio e la mancata identificazione renderà di fatto la casella PEC inutilizzabile in quanto non sarà più possibile né ricevere e né inviare messaggi.
- Dopo il passaggio alla PEC europea (REM) potrò continuare ad utilizzare i vari client di posta (Outlook, Opera, Chrome, Thunderbird, ecc.) all'interno del proprio PC?
E' una domanda che molti ci stanno facendo e ancora una risposta sicura non c'è in quanto a seguito del passaggio da PEC a REM (PEC Europea) dove è previsto di identificare in maniera "forte" il titolare effettivo della casella certificata, tutti i client di posta, al momento, non prevedono la possibilità di garantire che la persona che lo sta utilizzando sia effettivamente il titolare della PEC o REM, pertanto o i software dei vari client di posta dovranno essere aggiornati a questi nuovi standard previsti, cosa che al momento riteniamo abbastanza improbabile, oppure, sembrerebbe, ma al momento in cui scriviamo questo (maggio 2023) il DPCM definitivo ancora non è stato emanato, che sarà possibile farlo grazie ad una identificazione "forte" del titolare che, una volta identificato con certezza, riceverà una password temporanea della durata di circa 60/180 giorni (anche la durata ancora non è stata decisa), che andrà inserita all'interno del client di posta in uso al posto della password della casella PEC. Cosi facendo, anche con un client di posta, si avrà la certezza che la persona che possiede tale password temporanea è effettivamente il titolare della casella PEC in quanto è stato precedentemente identificato.
- Attualmente un mio collaborartore o socio, grazie alla conoscenza di username e password, può accedere alla Webamil senza problemi. Con l'entrata in vigore dell'Autenticazione a 2 fattori, questo sarà ancora possibile?
Al momento in cui scriviamo queste indicazioni, essendo le linee guida ancora in fase di definizione, non è ancora stato stabilito se la modalità di accesso a due fattori darà la possibilità di creare la multiutenza.
- Risiedo all'estero e non ho la possibilità di avere SPID, CIE, CNS o FIRMA DIGITALE, come potrò identificarmi?