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Come conservare i messaggi certificati

Iniziamo col dire che, al momento in cui scriviamo questa pagina, per legge nascono in modalità digitale:
  • le fatture elettroniche attive e passive;
  • le PEC;
  • i documenti firmati digitalmente (per esempio contratti).
Per tutti questi documenti, essendo nati in modalità digitale, per legge è obbligatoria la loro conservazione digitale.

Sottoporre un documento a conservazione digitale non significa “salvarlo” su un PC o su un dispositivo esterno. E’ molto di più. E’ sottoporre il documento (sia esso cartaceo o digitale) a una precisa procedura stabilita dalla legge. E’ mantenere il documento digitale archiviato in un apposito sistema di conservazione, che ne garantisca i principi di immodificabilità, leggibilità e integrità.

A questo punto è altresi importante capire la differenza che c'è tra archiviazione digitale e conservazione digitale”:
  • la archiviazione digitale permette di salvare un documento (digitale dall'origine o scansionato) su un supporto idoneo (es. DVD, CD, PENDRIVE, HARD DISK ESTERNO, ecc.).
  • la conservazione digitale permette di bloccare il documento nella forma, nel contenuto e nel tempo attraverso l'inserimento della firma digitale e della marca temporale. La firma digitale è l’evidenza informatica che garantisce l'integrità e la provenienza del documento, mentre la marcatura temporale è il riferimento temporale con data certa opponibile a terzi; solo così avrete la certezza di un sistema a norma e legalmente valido e potrete stare tranquilli sul valore legale dei vostri documenti informatici nel tempo.
Con la conservazione digitale è anche possibile mettere in digitale tutti i documenti che in origine sono nati in cartaceo.

Perchè è necessario conservare i messaggi PEC?
I messaggi PEC rappresentano una corrispondenza con rilevanza giuridica dell'attività di un'impresa, pertanto devono essere conservati per 10 anni in osservanza all'art. 2220 del Codice Civile. Inoltre, anche i messaggi PEC che rappresantano un contenuto rilevante ai fini commerciali devono essere conservati per soddisfare la norma fiscale (art.22 del D.P.R. 600/73).
Il gestore della casella PEC, per legge, deve mantenere solamente per 30 mesi i file di LOG che riportano unicamente il mittente, il destinatario, l'identificativo della mail e l'oggetto ma non il contenuto del messaggio PEC. La necessità di procedere ad una conservazione digitale a norma diventa ancora più essenziale ed è onere dell'utilizzatore della casella PEC provvedere alla conservazione digitale dei messaggi PEC ricevuti e inviati attraverso il suo indirizzo di Posta Certificata.
Una volta trascorsi 30 mesi, il file dei LOG (registro informatico delle operazioni relative alle trasmissioni effettuate mediante PEC) che da valore legale alle comunicazioni, agli allegati ed alle relative ricevute, andrà quindi definitivamente perduto. Come ovvia conseguenza della perdita del file dei LOG della casella PEC si perderà anche la possibilità di poter dimostrare legalmente una avvenuta comunicazione.
A seguito di questa diversità temporale, tra i 30 mesi imposti per legge nel mantenere i file di LOG che attestano le trasmissioni effettuate tramite PEC e i 10 anni che si è invece obbligati alla conservazione di tutta la documentazione (messaggi PEC compresi), è necessario quindi, per evitare di avere dei problemi con la documentazione inviata o ricevuta, che pensiate per tempo a come conservare digitalmente su un appropriato sistema i vostri messaggi PEC fino ai 10 anni che impone la legge.

In aggiunta a quanto detto sopra, è altresì importante rammentare che per avere questa validità di 30 mesi dei file di LOG, i messaggi PEC, sia quelli inviati e sia quelli ricevuti, sarebbe preferibile lasciarli sempre sul server certificato della casella PEC, anche se lasciare i messaggi in memoria sul server non è una conservazione corretta ma è comunque sempre meglio di averli scaricati nel vostro PC, pertanto, per adottare questa soluzione, è consigliabile utilizzare esclusivamente la piattaforma webmail per mantenere i messaggi sul server e non procedere al download sul proprio PC. Questa soluzione è comunque un valido palliativo e può essere utilizzato in attesa di poter conservare a norma, in un appropriato servizio di conservazione digitale, i propri messaggi certificati.
Va altresì detto che se i messaggi certificati li volete proprio scaricare nel vostro PC, è assolutamente necessario impostare nel client di posta il protocollo IMAP (il quale permette di consultare ma non di scaricare i messaggi dal server) oppure, se sarà impostato il protocollo POP3 (consigliato) dovete necessariamente abilitare nelle impostazioni avanzate del programma di posta che utilizzate la funzione di non cancellare mai i messaggi dal server una volta scaricati nel PC.
Così facendo potete scaricare i vostri messaggi nel PC ma essi rimarranno comunque all'interno del server certificato e, in caso di necessità, li avrete sempre disponibili entrando sul server di Posta Certificata attraverso la piattaforma webmail. Anche questa soluzione può essere utilizzata, sempre però in attesa di poter conservare a norma, in un appropriato servizio di conservazione digitale, i propri messaggi certificati.
NB: utilizzare il protocollo POP3 con abilitata la funzione di non cancellare mai i messaggi dal server una volta scaricati dal PC è un nostro consiglio perchè se utilizzate il protocollo IMAP ed inavvertitamente cancellate i messaggi dalla vostra consultazione, automaticamente questi verranno cancellati anche dal server.

In conclusione; se non fate le cose fatte bene, le vostre PEC potrebbero non servire a nulla nel momento in cui potreste averne più bisogno perchè produrre una o più PEC successivamente, in un contenzioso, la controparte avrà la facoltà di contestare la validità probatoria delle PEC, con aggravio di tempi e di costi per l'eventuale CTU (Consulente Tecnico d'Ufficio).

LegalPEC non fornisce il servizio di conservazione digitale.
Per avere questo servizio è necessario rivolgersi ad un conservatore (meglio se accreditato presso AgID - Agenzia per l'Italia Digitale) che ne garantisca la conservazione per 10 anni.


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