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Come archiviare i messaggi certificati

Anche se riteniamo che molti pensino che utilizzare il sistema di PEC sia semplice, come in effetti lo è, però va anche detto che ci sono delle regole, che se non rispettate correttamente, possono portare ad un utilizzo non corretto di questo importante sistema di comunicazione, per questo vi preghiamo di perdere 10 minuti di tempo nel leggere per intero questa pagina, in modo da capire quelle che sono le differenze e le operazioni necessarie da compiere nei messaggi di PEC rispetto ai normali messaggi di posta ordinaria che abitualmente utilizzate.

Archiviare i messaggi certificati RICEVUTI ed i messaggi di ACCETTAZIONE e di CONSEGNA dei messaggi certificati inviati è molto importante, per questo consigliamo di non configurare il proprio indirizzo certificato in nessun programma di posta che avete nel PC ma di utilizzare, solo ed esclusivamente, la webmail per leggere, inviare e, momentaneamente, archiviare i vostri messaggi certificati.
In questo modo tutto quello che concerne la posta certificata rimarrà all'interno del server certificato, la cui capienza massima di default, essendo di 1GB (comunque ampliabile), permette di mantenere in giacenza molti messaggi e per molto tempo, naturalmente poi tutto dipende anche dall'uso che viene fatto della posta certificata, in quanto, per alcuni, ma solamente per specifiche attività, lo spazio a disposizione potrebbe essere poco e quindi questi dovranno necessariamente acquistare ulteriore spazio. Comunque per tenere sotto controllo la capienza della vostra casella certificata, nell'interfaccia della webmail è possibile vedere, grazie ad un semplice grafico posto in basso a sinistra della pagina principale, lo spazio che è occupato e/o quello che ancora rimane a disposizione in modo che quando questo si avvicina al suo limite massimo, potete decidere se acquistare ulteriore spazio, oppure scaricare i messaggi RICEVUTI, di ACCETTAZIONE e di CONSEGNA e quindi, una volta scaricati ed inseriti in consevazione digitale, di cancellarli in modo da aumentare lo spazio per i nuovi messaggi che arriveranno in futuro (le indicazioni su come scaricare i messaggi dalla webmail sono descritte più in basso in questa stessa pagina).

Se avete deciso di utilizzare esclusivamente la webmail, anche se siamo ripetitivi in quanto lo abbiamo già detto nelle righe sopra, è giusto rammentarvi che è assolutamente necessario controllare periodicamente la quantità di spazio che rimane ancora disponibile nella vostra casella PEC, in quanto, se la casella riceve un messaggio più grande dello spazio disponibile per la sua giacenza, il messaggio viene rifiutato e andrà perduto.
In riferimento proprio allo spazio disponibile e all'eventualità della perdita di messaggi in arrivo, rammentate sempre che il titolare della PEC è il solo responsabile della sua “manutenzione”, quindi se non ricevi un messaggio certificato perché la tua casella è piena, l’omessa notifica non ti giustifica. La responsabilità della mancata ricezione del messaggio, a causa della mancanza di spazio, è da attribuire esclusivamente al titolare come confermato da una sentenza della Corte di Cassazione del mese di marzo 2018 (Cassazione, sentenza n. 7029/2018), con cui la stessa si è espressa in maniera esplicita e dettagliata proprio sul tema della validità delle notifiche nel caso in cui il titolare abbia la casella di Posta Certificata piena. La Corte di Cassazione, ha infatti stabilito, che la consegna di un messaggio di Posta Certificata è comunque intesa come regolarmente consegnata, anche se il messaggio non è stato effettivamente ricevuto dall'indirizzo di Posta Certificata del destinatario a causa della mancanza di spazio imputando il problema alla inadeguata gestione del titolare della casella di Posta Certificata stessa. Quindi, anche a seguito di quanto sentenziato e per evitare questo grave problema, è buona norma controllare e, se necessario, acquistare ulteriore spazio prima che questo si esaurisca del tutto evitatando cosi la possibile perdita di nuovi messaggi certificati.

E' anche doveroso farvi presente che l'unica nota negativa nel decidere di tenere la propria posta certificata all'interno del server riguarda la distrazione da parte del titolare della PEC oppure, cosa ancor più grave, la sicurezza. Infatti i messaggi certificati depositati sulla casella di PEC potrebbero essere cancellati, oltre che inavvertitamente o per distrazione da parte dello stesso titolare, ma anche da maleintenzionati che, entrando abusivamente nella casella, potrebbero cancellare tali messaggi causando cosi un grave danno al titolare della casella per la loro perdita. Per questo motivo, ricordiamo che le password d'accesso della casella di PEC sono e devono essere più complesse possibili, proprio per non facilitare l'accesso ai pirati informatici. Un'altra cosa importante da rammentare sempre è che la password, così come tutte le password che utilizzate, deve essere custodita con cura e non di certo all'interno del proprio PC in quanto i pirati informatici, aiutati anche da programmi (tipo virus, worm, trojan, ecc.) che "viaggiano" nella posta ordinaria cosi come navigando in particolari siti, possono, all'insaputa del titolare del PC, carpire questi importanti dati per poi utilizzarli per i loro scopi, che non sono mai benevoli.

Maggiori informazioni su come si accede e quali operazioni sono fattibili dalla webmail sono reperibili CLICCANDO QUI.
Prima di iniziare a spiegarvi come eseguire il download, l'archiviazione e la successiva cancellazione dei messaggi dal server è opportuno ricordarvi che queste operazioni possono essere rimandate anche in seguito perchè, in qualsiasi momento, potete sempre decidere di acquistare ulteriore spazio per la vostra posta in giacenza. Maggiori informazioni per l'upgrade dello spazio le trovate CLICCANDO QUI.

DOWNLOAD MESSAGGI (tramite webmail - primo metodo)
Nel caso di invio di un messaggio, la prova dell’avvenuta notifica è costituita dal deposito telematico della copia dell’atto notificato, cioè dalla ricevuta di ACCETTAZIONE e dalla ricevuta di CONSEGNA completa del messaggio PEC, così come dettato dal combinato disposto degli art. 3 bis comma 3 della L. 53/94 e dell’art. 19 bis comma 5 delle specifiche tecniche del 16 aprile 2014, quindi, qui di seguito vediamo, passo-passo, come procedere per salvare dalla webmail, sul proprio computer o su altro supporto, i messaggi RICEVUTI nel vostro indirizzo di PEC, cosi come le ricevute di ACCETTAZIONE e di CONSEGNA in formato .eml in caso di inoltro di messaggi certificati dal vostro indirizzo di PEC.

1) Suggeriamo, per semplicità, di creare nel vostro PC oppure direttamente su un supporto esterno una cartella che, in questo esempio, chiameremo “RICEVUTE ACCETTAZIONE E CONSEGNA NOTIFICA PEC”
2) Una volta effettuato l'invio di un messaggio di PEC utilizzando la webmail, nella posta in arrivo, entro breve tempo dall'invio, riceverete sia la ricevuta di ACCETTAZIONE e sia la ricevuta di CONSEGNA del messaggio.
NOTA IMPORTANTE: ricorda sempre che LA RICEZIONE DEL SOLO MESSAGGIO DI ACCETTAZIONE QUANDO SI INVIA UN MESSAGGIO DI PEC NON COSTITUISCE PROVA LEGALE DELL'AVVENUTA CONSEGNA in quanto, NON RICEVENDO IL MESSAGGIO DI CONSEGNA significa che il messaggio NON E' STATO INVIATO AD UN ALTRO INDIRIZZO CERTIFICATO ma ad un indirizzo di posta ordinaria, quindi tale messaggio, NON HA VALORE LEGALE.
3) come si vede nell'immagine sopra, da Posta in arrivo (freccia A) cliccare nella riga in corrispondenza del messaggio di ACCETTAZIONE oppure in quello di CONSEGNA (freccia B).
NB: la riga in questione viene evidenziata
4) adesso, con la riga evidenziata, cliccare su "AZIONI" (come da freccia C) e si aprirà un menu a tendina. In alternativa potete cliccare direttamente con il tasto destro sulla riga evidenziata e cliccare su AZIONI nel menu che si aprirà.
5) sul menu a tendina appena aperto cliccare nella riga "SCARICA (.eml)" e quando apparirà la finestra di download, selezionare la cartella sul desktop (creata nel nostro esempio iniziale) oppure selezionate l'eventuale supporto esterno utilizzato e salvateci il file rinominandolo con un nominativo che in seguito vi risulterà facile da individuare in caso di ricerca. La cosa importante da tenere sempre a mente è che il file potete nominarlo come desiderate, ma per nessuna ragione deve essere modificata la sua estensione la quale deve assolutamente rimanere “.eml”.
6) ripetere la stessa operazione per il file di ACCETTAZIONE o di CONSEGNA che non avete scaricato in precedenza.
A questo punto avrete scaricato i 2 file più importanti che attestano l'ACCETTAZIONE e la CONSEGNA del vostro messaggio PEC.
Resta inteso che questa operazione va poi ripetuta per ogni messaggio che è presente e che dovete scaricare.

NB: rammentate che è buona norma scaricarsi e archiviare anche i messaggi che vi hanno inoltrato e che avete RICEVUTO nel vostro indirizzo di PEC.
Va chiaramente detto che se questo salvataggio non l'avete mai eseguito e avete all'interno della casella molti messaggi in giacenza, risulterà sicuramente un'operazione che richiederà del tempo, però purtroppo la webmail utilizzata (roundcube) non prevede l'esportazione multipla dei messaggi ma solo esportazioni singole. Considerate invece se il download dei messaggi RICEVUTI oppure di ACCETTAZIONE e di CONSEGNA, cosi come la loro cancellazione dal server dopo il loro salvataggio su di un supporto esterno, fosse stata eseguita di volta in volta, cioè eseguita ogni volta che ricevete o che inviate un messaggio di PEC oppure avete dedicato un pò di tempo a questa operazione, tipo 10 minuti al giorno una volta al mese (tempo che può variare in base all'utilizzo della posta certificata), sicuramente, cosi facendo, non avreste perduto tanto tempo che invece adesso è necessario per salvare un considerevole numero di messaggi che nel tempo si sono accumulati all'interno dello spazio della casella.

In ultimo, anche se all'inizio, per semplicità, abbiamo indicato di fare una cartella nel desktop del vostro PC e avete seguito questa indicazione, consigliamo di spostare rapidamente tale cartella in un supporto di conservazione esterno cosi come previsto dalla normativa vigente, evitando di utilizzare il vostro PC per salvare i dati in quanto, nel tempo, potrebbero accadere dei problemi al PC stesso con la remota possibilità di poter perdere questi dati (tipo virus, worm, rottura dell'hard disk, ecc.), quindi la soluzione migliore rimane sempre quella di utilizzare per la conservazione digitale dei vostri archivi un servzio esterno adatto allo scopo di mantenere nel tempo questi importanti dati.


DOWNLOAD MESSAGGI (tramite webmail - secondo metodo)
Per salvare i messaggi dalla webmail è possibile eseguire anche questo secondo metodo:
I passaggi per il salvataggio del messaggio di CONSEGNA sono molto semplici:
1) entrare nella webmail e cliccare su E-Mail o controllare di essere nella scheda E-Mail
2) cliccare su Posta in arrivo
3) ricercare il messaggio di consegna da salvare
4) cliccare sul link "scarica tutti gli allegati"
A questo punto si apre una finestra dove indicare il percorso dove salvare tutto il contenuto del file all'interno del vostro PC oppure su di un altro supporto idoneo alla conservazione dei dati (Pen drive, Hard disk esterno, ecc.).
Ripetere la stessa operazione per il file di ACCETTAZIONE.

A questo punto avrete scaricato i 2 file più importanti che attestano l'ACCETTAZIONE e la CONSEGNA del vostro messaggio PEC.
Resta inteso che questa operazione va poi ripetuta per ogni messaggio che è presente e che dovete scaricare.
NB: rammentate che è buona norma scaricarsi e archiviare anche i messaggi che vi hanno inoltrato e che avete RICEVUTO nel vostro indirizzo di PEC.


DOWNLOAD MESSAGGI (con programma esterno)
Se invece di utilizzare il sistema descritto sopra, utilizzate esclusivamente la webmail per controllare la vostra posta certificata e ricevete o inviate molti messaggi, dato che la capienza della casella potrebbe esaurirsi anche se è sempre possibile aumentare la quota a disposizione, quando state avvicinandovi alla soglia massima (visibile tramite la funzione presente nella webmail stessa) oppure se avete configurato il vostro indirizzo certificato su un account di posta con l'opzione "non cancellare mai i messaggi una volta scaricati dal server", ad un certo punto, cioè quando lo spazio starà per esaurirsi e non volete acquistare altro spazio, arriverà il momento di dover provvedere a scaricare i vari messaggi e di inserirli in un unico archivio per poi procedere alla cancellazione dei messaggi sul server in modo da far posto per i nuovi messaggi che arriveranno successivamente.

Per fare questa operazione potrebbe essere utile un piccolo programma necessario a fare questa operazione. In rete potete sicuramente trovare tanti programmi similari, che funzionano più o meno allo stesso modo, tra i tanti abbiamo scelto: MailStore Home
che potete scaricare direttamente dal sito web del produttore cliccando qui.
NB:  il programma MailStore Home da noi indicato in queste istruzioni può essere utilizzato solo per un uso non commerciale.

Una volta scaricato il file, procedete ad installare il programma nel vostro PC e poi seguite questi semplici passi.

IMPORTANTE: le indicazioni descritte in questa pagina possono cambiare in base agli aggiornamenti successivi del programma rispetto al momento in cui abbiamo creato queste istruzioni. E' inoltre sottointeso che non garantiamo la corretta funzionalità del programma, cosi come non forniamo nessuna assistenza per il programma stesso.


La prima cosa da fare dopo l'installazione è creare il profilo del vostro account certificato.

Per farlo, dopo aver aperto il programma, dal menu cliccare la voce "Archivia e-mail".
Spostatevi nella pagina principale del programma e sotto alla voce "Account e-mail" inserire nello spazio presente il nome per intero del vostro indirizzo certificato (es: test@legalpec.net)
e confermare cliccando sul pulsante "Start".

Apparirà una finestra dove dovete inserire la password della casella avendo cura di rispettare i caratteri maiuscoli/minuscoli della password, quindi, dopo aver messo il Flag su "Configura manualmente le impostazioni del server" appariranno ulteriori impostazioni da inserire come qui di seguito indicato:

su "Tipo di server": IMAP-SSL
su "Nome del server": pops.sicurezzapostale.it
su "Nome utente": inserire l'intero vostro indirizzo di posta certificata (es: test@legalpec.net)

A questo punto premere il pulsante OK e, dopo la verifica on line, se i dati inseriti risulteranno esatti, sarà creato il profilo avente come nominativo il vostro indirizzo E-mail certificato.



Per scaricare i messaggi cliccare sul profilo creato presente nell'apposito riquadro "Profili salvati" presente nella pagina principale del programma e premere il pulsante "Esegui".

Adesso il programma MailStore Home si collegherà alla vostra casella di posta ed eseguirà il download di tutti i messaggi presenti all'interno del server certificato.

IMPORTANTE: il programma MailStore Home, una volta scaricati i messaggi nel vostro Pc non li cancellerà dalla vostra casella sel server certificato, quindi, dopo che il programma avrà concluso il download dei messaggi questi li avrete, oltre che ancora all'interno della casella sul server, anche all'interno del vostro PC.

I messaggi scaricati saranno inseriti in "Archivio Personale" del programma MailStore Home.


Una volta scaricati i messaggi dal server potete decidere di lasciarli nel vostro PC oppure consigliamo di salvarli, così come prevede la legge, su un appropriato servizio di conservazione.


Per salvare i messaggi su di una cartella del PC o, cosi come previsto dalla normativa vigente, su di un supporto esterno di archiviazione, cliccare su "Archivio personale" nel menu del programma, quindi cliccare sul nome del vostro indirizzo di PEC, poi su "INBOX".

Cosi facendo nella zona centrale della pagina (INBOX) saranno caricati tutti i messaggi che sono stati precedentemente scaricati i quali possono essere ordinati per data, per oggetto oppure per indirizzo del mittente.


Invece per vedere ed eventualmente salvare i messaggi che sono stati inviati dall'indirizzo certificato, dopo aver cliccato nell'archivio personale cliccare nella freccia a sinistra di "INBOX" e poi nel menu a discesa che si aprirà cliccare su "SENT" e potrete cosi vedere i messaggi che sono stati inviati.
Anche in questo caso saranno caricati tutti i messaggi che sono stati precedentemente scaricati i quali possono essere ordinati per data, per oggetto oppure per indirizzo del mittente.

A questo punto, sia per la posta ricevuta e sia per la posta inviata, dopo aver selezionato il messaggio da scaricare, cliccare sul pulsante "Salva con nome" scegliendo quindi il percorso dove salvare il file con la relativa conferma.
Rammentate sempre che i file più importanti da salvare sono i messaggi che avete RICEVUTO, quelli di ACCETTAZIONE e quelli di CONSEGNA di ogni messaggio inviato dal vostro indirizzo di PEC.
IMPORTANTE: il file che state salvando può essere rinominato come desiderate, ma per nessuna ragione deve essere modificata la sua estensione la quale deve assolutamente rimanere “.eml”.
Ripetere le varie operazioni per gli altri messaggi da salvare.

Per concludere, rammentiamo che il programma MailStore Home permette, oltre a quelle indicate sopra, di fare tante altre operazioni, quindi se ritenete di volerlo utilizzare è necessario che vi documentiate seguendo le indicazioni presenti all'interno della sua guida, in quanto non viene fornita nessuna ulteriore informazione o assistenza da parte nostra sull'utilizzo di questo programma.


CANCELLARE MESSAGGI CERTIFICATI DAL SERVER

Una volta che siete certi di aver salvato tutti i messaggi in un appropriato servizio di conservazione, per far spazio nella vostra casella certificata, dovete necessariamente procedere a cancellare tutti i messaggi, sia quelli inviati e sia quelli ricevuti, che sono presenti all'interno dello spazio sul server, per farlo, se utilizzate la webmail collegatevi alla stessa (https://legalpec.webmailpec.it) e dopo aver selezionato, pagina per pagina, i messaggi presenti, procedete alla loro cancellazione.

Per velocizzare la cancellazione, dopo aver aperto la webmail, portatevi su IMPOSTAZIONI/IMPAGINAZIONE MESSAGGI e su RIGHE PER PAGINA dove di default è indicato 15, mettere 100 e salvare. In questo modo avrete ben 100 messaggi che potete, dopo averli selezionati, cancellare più velocemente eseguendo meno operazioni.




A questo punto come da immagine da SELEZIONA scegliere PAGINA CORRENTE e tutti i messaggi presenti su quella pagina saranno selezionati.




Cliccare su ELIMINA e tutti i messaggi selezionati saranno rimossi. Ripetere per le altre pagine da cancellare.
NB: questa prima cancellazione non ha cancellato definitivamente i messaggi, ma li ha semplicemente spostati all'interno del CESTINO presente nel server, quindi per ridurre lo spazio occupato è necessario eseguire la loro definitiva cancellazione. Per farlo occorre cliccare sul menu della webmail e poi alla voce CESTINO e quindi ripetere, pagina per pagina, la loro cancellazione dopo averli selezionati.
La cancellazione dei messaggi tramite la webmail richiederà qualche minuto, però questa operazione deve essere necessariamente fatta altrimenti rischiate di perdere i nuovi messaggi in quanto una volta raggiunta la capienza massima della casella i nuovi messaggi saranno rifiutati dal server (Mailbox full -- Quota exceeded) e, quindi, non ricevuti.

Se invece, al posto della webmail, avete da sempre impostato un account su di un programma di posta elettronica sul vostro PC con l'opzione "non cancellare mai i messaggi una volta scaricati dal server" o similare e avete provveduto a scaricare e a salvare i messaggi nell'appropriato servizio di conservazione digitale, per eseguire la loro cancellazione dovete andare nelle impostazioni avanzate dell'account certificato e spuntare l'opzione di cancellare i messaggi dal server dopo 1 giorno e di eliminare lo spunto dall'opzione di non cancellare mai i messaggi una volta scaricati dal server.
Fatto questo provvedete a far eseguire dal vostro programma di posta il download dei vari messaggi ed il programma stesso provvederà velocemente ed in modo completamente automatico a cancellare i messaggi dal server che hanno più di 1 giorno.
Una volta fatta la cancellazione dovete ricordarvi a togliere lo spunto dall'opzione di cancellare i messaggi dal server dopo 1 giorno e mettere lo spunto nell'opzione di non cancellare mai i messaggi una volta scaricati dal server.

NOTA: anche il programma MailStore Home ha la possibilità di poter cancellare completamente i messaggi dal server una volta archiviati, potete trovare questa funzione cliccando sul nome del profilo che avete creato (il nome del vostro indirizzo E-mail) quindi su "Proprietà".
Nella nuova finestra cliccate sul pulsante "Avanti" e nella successiva finestra che si aprirà, nel settore "Elimina", cliccate sul pulsante con i 3 puntini ... e selezionate la modalità di cancellazione.

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