Configurare Microsoft Outlook per la PEC o Posta Elettronica Certificata - LegalPEC - la Posta Elettronica Certificata a valore legale

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Configurare Client

PREMESSA: l'indirizzo di Posta Elettronica Certificata, il quale dialoga solo con altri indirizzi certificati, sostanzialmente può essere utilizzato in modo saltuario oppure intensivo.

- Nel primo caso, cioè se volete farne un uso saltuario perchè siete stati obbligati ad avere la casella PEC, quindi la utilizzerete in linea di massima per ricevere solamente quei pochi messaggi all'anno che vi saranno inviati, consigliamo di non configurare nessun account di posta nel vostro computer ma di utilizzare esclusivamente l’interfaccia WebMail per leggere ed inviare i messaggi certificati.
A tal proposito vi rammentiamo che su ogni indirizzo certificato è attivo un servizio che inoltra al vostro indirizzo di posta non certificato, che abitualmente utilizzate, un messaggio che vi avverte dell'arrivo di un nuovo messaggio certificato, quindi, quando riceverete questa comunicazione non farete altro che collegarvi alla WebMail per andare a leggere il messaggio che vi è pervenuto.
Allo stesso tempo, utilizzando esclusivamente la WebMail, i messaggi inviati e ricevuti, cosi come i messaggi di accettazione e di consegna possono essere lasciati tranquillamente sul server come un archivio, in modo da averli sempre disponibili in caso di necessità. L’unico accorgimento è di controllare che non termini mai lo spazio disponibile per i nuovi messaggi in arrivo nel vostro indirizzo certificato, il quale è comunque messo ben in evidenza all’interno dell’interfaccia della WebMail. Solamente quando vedrete che lo spazio per i nuovi messaggi in arrivo è rimasto poco dovete necessariamente provvedere ad archiviare e poi a rimuovere i messaggi più vecchi dal server in modo da evitare che i nuovi messaggi in arrivo, non trovando più spazio per la loro giacenza, possano essere rifiutati a causa della casella piena.

- Nel secondo caso, cioè se avete intenzione di utilizzare in modo intensivo la vostra casella PEC, sia per ricevere ma anche per inviare molti messaggi certificati, allora la soluzione migliore rimane quella di configurare nel vostro computer l'account di posta certificata in modo da utilizzarlo direttamente dal vostro programma di posta elettronica che abitualmente utilizzate.
Per evitare comunque di perdere sia i messaggi in ricezione che i messaggi di accettazione e di consegna che attestano che i vostri messaggi inviati sono stati consegnati nella casella certificata del destinatario, è consigliabile creare all'interno del programma di posta elettronica che state utilizzando delle regole le quali provvederanno automaticamente a spostare questi messaggi in appropriati spazi in modo da creare una sorta di archivio per questi importanti messaggi.

Naturalmente resta inteso che questo che vi abbiamo indicato è un nostro semplice consiglio e non è assolutamente un obbligo che dovete rispettare, quindi nulla toglie che decidete di fare come meglio preferite.

Attenzione: non si effettua assistenza telefonica sulla configurazione di questo o di qualsiasi altro programma di posta elettronica che state utilizzando. Per una corretta configurazione leggete attentamente la sottostante documentazione.


Configurazione Client di posta

Microsoft Outlook


Al momento dell'attivazione della casella, al richiedente viene inviato un messaggio di benvenuto dove sono riportati tutti i parametri di accesso al sistema attraverso i client di posta. In particolare:

  • login di accesso

  • password

  • SMTP server con indicazione della porta di accesso attraverso canale sicuro (SMTP/S)

  • POP server con indicazione della porta di accesso attraverso canale sicuro (POP/S)


Dopo aver creato un nuovo account di posta, queste sono le modifiche da eseguire rispetto alla tradizionale configurazione di una normale casella di posta non certificata:


  • in "Impostazioni Avanzate" dell'account selezionare per entrambe le porte il check "Il server richiede una connessione crittografata (SSL)" e modificare i numeri delle porte inserendo i seguenti valori:

  • (POP3) 995

  • (SMTP) 465





nella scheda "Account di posta elettronica
" dell'account inserire i seguenti valori:

  • Server posta in arrivo (POP3): pops.sicurezzapostale.it

  • Server posta in uscita (SMTP): smtps.sicurezzapostale.it



in informazioni accesso
inserire:

  • in "Nome utente" l'indirizzo della casella

  • in "Password" la password assegnata alla casella

NOTA: rispettare i caratteri maiuscoli o minuscoli della password

  • il check "Memorizza password" deve essere spuntato



Dopo aver cliccato sul pulsante "Altre impostazioni" nella scheda "Server della posta in uscita" spuntare il check:"Il server della posta in uscita (SMTP) richiede l'autenticazione"
inoltre si può lasciare l'impostazione di default "Utilizza le stesse impostazioni del server della posta in arrivo
" oppure spuntare il check "Accedi con" inserendo nelle apposite caselle la username e la password della casella PEC

NOTA: nel caso utilizzate l'opzione "Accedi con" ricordarsi a spuntare il check "Memorizza password"

In alternativa è possibile configurare il server della posta in arrivo come IMAP in questo caso la porta del server sarà la 993 e la sigla del server di posta in arrivo da inserire sarà: imaps.sicurezzapostale.it

Creazione regole
Dato che il programma Microsoft Outlook ha questa importante funzione, per evitare di perdere delle rivevute o importanti messaggi inviati o rivevuti tramite la Posta Elettronica Certificata, è buona norma creare delle regole di posta in modo che le varie ricevute di accettazione o i messaggi ricevuti con la PEC vengano automaticamente spostati su delle cartelle appositamente create per averle a disposizione in caso di necessità evitando così l'inserimento nella cartella "Posta in Arrivo" dove, anche inavvertitamente e a distanza di tempo, possono essere cancellate.

Ricorda che:
Per ogni messaggio inviato e consegnato senza problemi, il mittente riceve:

  • una ricevuta di accettazione proveniente dal proprio sistema di PEC; la ricevuta di accettazione è un messaggio di posta con subject "Accettazione:" seguito dal subject del messaggio originale inviato e con un testo che indica che il messaggio in partenza è corretto ed è stato accettato dal sistema.

  • una ricevuta di avvenuta consegna dal sistema PEC del destinatario; la ricevuta di avvenuta consegna è un messaggio di posta con subject "Avvenuta consegna:" seguito dal subject originale e con un testo che indica che il messaggio è giunto a destinazione. La ricevuta contiene, in allegato, un file xml con i dati di certificazione ed il messaggio originale, completo di allegati.


Il destinatario riceve, da parte sua:

  • documento di trasporto cioè un messaggio di posta che ha come subject "Posta certificata:" seguito dal subject del messaggio originale e con testo l'indicazione che si tratta di un messaggio di PEC. Il messaggio contiene, in allegato, la mail originale completa degli eventuali allegati.


Casi particolari vengono gestiti attraverso altri avvisi o ricevute che hanno in comune il fatto di avere un subject con un prefisso particolare seguito dal subject originale ed un testo che spiega la tipologia di avviso. Alcuni di queste ricevute/avvisi sono: avviso di mancata consegna, avviso di non accettazione per virus, avviso di mancata consegna per superamento tempi massimi, etc.


 
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